El servicio al cliente es la columna vertebral de un negocio, y se relaciona directamente con las ventas, la repetición de negocios y la retención del cliente. Con tantas empresas que han empezado a trabajar "a distancia", es importante mantener los mismos niveles de servicio al cliente. La comunicación con el cliente por medio del teléfono o del email presenta desafíos para los cuales algunos empleados pueden no estar preparados. Aquí hay algunos "tips" para mantener elevados niveles de servicio al cliente aún cuando el contacto se produce a distancia.
1. Hable claro y conciso.
Cuando nos comunicamos por teléfono (o por email) es importante asegurar que el cliente comprenda toda la información que usted está intentando transmitirle. También es importante transmitir la información en una manera concisa. Prepararse para las llamadas es una buena manera de reunir sus ideas, para de esa manera brindar la información necesaria en una forma clara y comprensible.
2. Verifique su tono de voz.
Si bien preparar lo que uno va a decir es importante, también es importante pensar en su tono en las llamadas y en los emails. Mucho de lo que el interlocutor interpreta acerca de sus emociones en estas comunicaciones es a través su tono verbal. Si usted suena aburrido, rudo o irónico, el cliente se dará cuenta. Este es uno de los factores más importantes en las telecomunicaciones; por lo tanto, es fundamental utilizar un tono amistoso y profesional, para garantizar un servicio al cliente excelente.
3. Use alternativas a las señales no verbales.
En la comunicación con los clientes, el lenguaje verbal es importante. Las personas asienten con la cabeza, sonríen, se cruzan de brazos, y otras señales no verbales que comunican sus reacciones. En la comunicación a distancia, esas señales no existen, por lo cual usted tiene que estar seguro de comunicar todo lo que trata de decir en forma verbal. Esto nos lleva de nuevo a los "tips" 1 y 2: asegurarnos de hablar en forma clara y concisa, y tener un tono de voz positivo y profesional para asegurarse que el cliente entiende la información que usted comparte con él.
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