Lograr que las reuniones del equipo sean eficaces supone un desafío importante para todo líder. La clave para una reunión productiva es comprometer a todos en forma activa. Asegúrese de que todos los integrantes del equipo comprendan cuál es el objetivo de la reunión.
1. Deje claro sus objetivos. Las reuniones deben tener siempre un objetivo claro. Determine con cuidado el propósito de cada reunión. ¿Se trata de resolver un problema? ¿Es necesario poner en marcha un plan de acción? Distribuya una lista con los puntos que se van a tratar antes de la reunión para que todos se puedan preparar adecuadamente. Durante la reunión cíñase a sus objetivos, pero busque siempre obtener el consenso del equipo.
2. Considere la frecuencia. Las reuniones de equipo deben celebrarse al menos una vez cada dos semanas para que las personas tengan claros los planes y los plazos, y para que las líneas de comunicación permanezcan abiertas.
3. Llevar el ritmo de la reunión. Al dirigir una reunión, lleve una agenda de los puntos que quiere tratar. Agrupe los temas similares, asigne un límite de tiempo para cada punto y aténgase a este cronograma. Pida a los integrantes del equipo que preparen sus ideas con antelación para utilizar bien el tiempo de la reunión. Sea puntual y mantenga el ritmo: una hora y media deberían alcanzar para tratar su agenda, y las personas pierden la concentración más allá de este período de tiempo. Aliente a que todos hablen, a condición de que se atengan a los temas planteados y que sean breves y concisos. Cuanto más vivaz sea la reunión, más creativas y eficaces serán las ideas generadas.
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