Sepa delegar: ¿Por qué, qué, a quién, cómo?

 3 razones para delegar

1. Una persona sola no puede ser omnisciente, omnipresente ni omnipotente. Esta es la razón por la cual es necesario aprender a delegar.

2. La organización actual es cada vez más compleja y especializada. Esta es la segunda buena razón para delegar.

3. Por último, la empresa, la oficina, el taller no es ya asunto exclusivo del jefe, sino también asunto de quienes se identifican con ella, y estas personas son cada vez más competentes.

¿A quién delegar y qué? 3 principios

1. Se delega el "poder de hacer", pero no la responsabilidad final del éxito o del fracaso. El poder de hacer es el conjunto de medios y métodos.

2. Se delega en colaboradores, no en funciones. El poder no está forzosamente ligado a un puesto determinado.

3. Se delega lo que se quiere hacer con prioridad en aquellos a quienes les gusta hacerlo; de ello se extrae la siguiente triple ventaja:

• Es formador para los dos participantes.
• Motiva a los colaboradores.
• Permite reparar rápidamente los errores que puedan aparecer.

¿Cómo delegar? 3 reglas

1. Delegar es permitir a los otros hacer goles; es de alguna manera dar el pase.

2. Delegar no es desembarazarse, en abandonar al otro a su suerte. Se sigue siendo el consejero del equipo, el experto a quien consultar. No se guarda para sí todas las tareas importantes para dejar a los colaboradores más que las fastidiosas. 

3. Delegar es saber aceptar el defecto y el fracaso, lo cual no es fácil si uno tiene una presunción de incompetencia respecto de los colaboradores y se tiene dificultad para reconocer el derecho a equivocarse. 

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Liderazgo: Excelencia combinada con integridad

Los líderes tienen responsabilidades específicas y deben cumplir con ciertas condiciones. Uno de los requisitos del liderazgo es la habilidad de elegir un área de excelencia.

Del mismo modo que un buen general elige el terreno en el cual es más conveniente dar la batalla, un líder identifica el área en el cual él y su gente van a trabajar.

El compromiso con la excelencia es uno de los motivadores más poderosos que existen. Todos los líderes que dirigen a personas en organizaciones son entusiastas, buscadores de la excelencia en un área en particular.

La visión más motivadora que una persona tiene es "ser el mejor".

Muchas personas todavía no comprenden que un rendimiento excelente en el servicio es esencial para sobrevivir en la economía de hoy. Muchas personas y empresas todavía adhieren a la idea de que mientras no sean peores que algún otro, podrán seguir haciendo negocios.

Este es un pensamiento obsoleto. Vivimos en la era de la excelencia. Los clientes dan por hecho que van a recibir calidad y si no la obtienen, van a irse a lo de la competencia antes de que uno pueda siquiera notarlo.

El trabajo del líder consiste en ser excelente en todo lo que emprende.

Ser el mejor en su campo de actuación. Su tarea consiste en tener una visión exigente en los estándares del servicio a otras personas. Un líder no solamente ejemplifica la excelencia con su propio comportamiento; también lo traslada a otras personas para que ellos también se comprometan con la misma visión.

La clave del liderazgo está en el compromiso de hacer las cosas con la mayor calidad en el servicio a otras personas, ya sea desde adentro o desde afuera de la organización. El liderazgo de hoy requiere la misma dedicación a la gente que tiene que hacer el trabajo, por un lado, y a la gente que espera obtener beneficios de ese trabajo, por el otro.

La segunda cualidad del liderazgo, que es tal vez la cualidad más respetada en un líder, es la integridad.

Integridad significa una honestidad completa respecto de lo que uno dice y hace. La integridad es la base de todas las demás cualidades. Integridad significa que el líder admite sus carencias y que trabaja duro para desarrollar sus fortalezas y compensar sus debilidades. 

Integridad implica que el líder dice la verdad, y que es sincero y honesto en cada cosa que hace y en todas las relaciones que posee. Integridad conlleva a un trato honesto hacia la gente en todas las situaciones sin aceptar compromisos respecto de aquello en lo que cree.

Finalmente, si uno quiere llevar a la práctica estas ideas, debe hacer lo siguiente.

Primero, debe identificar el área de trabajo en la que un rendimiento excelente puede resultar la mayor contribución a la productividad y a las ganancias de la empresa. Es importante dedicar todos los esfuerzos a esa área.

Segundo, realizar el mejor esfuerzo en cada tarea que desempeña, imaginando que todo el mundo lo está viendo aunque nadie realmente lo vea. Siempre con la idea de que cada persona en su empresa hace su trabajo exactamente de la misma forma en la que el líder lo haría.

Un líder nunca renuncia a la excelencia.

Nunca renuncie a ella.

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6 pasos para la delegación efectiva

Para delegar en forma efectiva en su trabajo en sus colaboradores, hay seis pasos que usted puede tomar. Si usted no toma alguno de estos pasos, corre el riesgo de una mala comunicación, malos entendidos, desmoralización y bajo desempeño.

Paso 1: Haga coincidir la persona con la tarea
Una de las mayores pérdidas de tiempo en el mundo es la delegación de una tarea en la persona equivocada. Habitualmente esto ocurre cuando la tarea es delegada en una persona que no es capaz de hacer el trabajo adecuadamente, o en el tiempo acordado.

Paso 2: Llegue a un acuerdo sobre lo que debe hacerse
Una vez que usted ha seleccionado a la persona correcta para el trabajo, tómese el tiempo para discutir el trabajo con la persona y acordar sobre lo que debe hacerse. Cuanto más tiempo usted se toma para esta conversación sobre el resultado final, más está haciendo para clarificar, y más rápidamente el trabajo va a ser realizado una vez que la persona comience a hacerlo.

Paso 3: Explique cómo debe hacerse el trabajo
Explique a la persona su enfoque o método preferido para hacer el trabajo. Explique cómo le gustaría ver el trabajo hecho, y cómo usted o alguna otra persona lo hizo en el pasado.

Paso 4: Haga que su colaborador repita sus instrucciones
Pida a la persona que repita sus instrucciones con sus propias palabras. Pídale que le explique lo que usted le acaba de decir y lo que han acordado. Esta es la forma en la que usted puede estar seguro que la otra persona entiende la tarea que usted le ha delegado.

Paso 5: Fije un plazo
Fije un plazo y un calendario para completar la tarea. Al mismo tiempo, acuerde los momentos de reporte y control. Invite al colaborador a que exprese su opinión y sus preguntas en todo momento, especialmente si se encuentra con problemas o demoras.

Paso 6: Dirija por excepción
Dirigir por excepción es una excelente herramienta para la administración del tiempo que usted puede utilizar para trabajar de manera más eficiente con otras personas. Si la tarea está encaminada y en calendario, dirigir por excepción significa que la persona no tiene que informarle. Si usted no escucha acerca de la persona, usted puede asumir que todo está yendo bien. El individuo solamente tiene que informarle si ocurre una excepción y existe un problema para tener el trabajo hecho a tiempo, con el nivel de calidad acordado.

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Administre su tiempo de forma efectiva

El autor Harvey Mac Kay ha escrito: "El tiempo es gratis, pero no tiene precio. Usted no puede poseerlo, pero puede usarlo. No puede conservarlo, pero puede gastarlo. Una vez que usted lo perdió, es imposible recuperarlo."

Aún con la notable gama de dispositivos tecnológicos de los que actualmente disponemos, ¿no le pasa encontrarse a veces deseando que el día "tuviera unas pocas horas más"? Parece que estamos siempre enfrentando urgencias, y al mismo tiempo nos cuesta mucho conseguir lo que realmente queremos lograr. La respuesta no es agregar algunas horas más al día (probablemente las gastaríamos en algunas actividades irrelevantes, de todas formas); la respuesta es manejar más efectivamente el tiempo que usted tiene.

¿Cómo se hace? Considere las siguientes ideas:

1. En lugar de una lista de "cosas para hacer", confeccione listas de "cosas para NO hacer". Piense en los muchos "ladrones de tiempo" que lo ocupan todos los días, y tome la decisión de eliminarlos. Cosas como leer todo el correo "basura" que le llega, leer el diario completo de punta a punta, etc etc. Trate de eliminar todas aquellas tareas que no le son útiles para lograr sus objetivos o los de su organización.

2. Evalúe cuánto vale su tiempo: tome su ingreso mensual y divídalo por 160. Esto le va a dar una idea aproximada de cuánto vale su hora. Luego evalúe cuánto tiempo le lleva cada cosa que hace. ¿Vale el tiempo que le dedica? ¿O convendría más delegar esa tarea en otra persona a alguien cuyo tiempo tenga un costo menor?

3. Delegue todo lo que pueda. Cuanto más exitoso sea usted, cuánto más alto llegue, más valioso y exclusivo será su tiempo. Aprenda a delegar cada tarea que pueda ser realizada eficientemente por otra persona

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Liderazgo. El arte de delegar

Una de las habilidades más importantes que un líder puede desarrollar es la habilidad de la delegación eficaz. Algunos jefes "controladores" raramente delegan tareas, y cuando lo hacen están constantemente encima de sus colaboradores para ver si hacen las cosas de la forma en la que ellos las harían. En el otro extremo, algunos jefes delegan prácticamente todas las tareas en un esfuerzo para evitar el exceso de responsabilidad. Entre ambos extremos hay un balance efectivo. La delegación correcta implica asignar nuevas y diversas tareas a personas que dependen de usted. Es un "contrato" en el cual el líder y su equipo comparten el poder; en este "contrato", el líder provee dirección, determina las responsabilidades de cada persona y el grado de autonomía otorgada para tomar decisiones sin la aprobación del líder.

A continuación hay seis ideas sobre qué tareas delegar:

1. Delegue tareas consideradas urgentes, aunque no necesariamente prioritarias. Las tareas que deben hacerse rápidamente pero que no son de gran importancia son buenas tareas para delegar. Si le parece que tiene demasiadas tareas urgentes que hacer pero no tiene el tiempo suficiente para hacerlas por completo, considere la opción de delegarlas.

2. Delegue tareas de una dificultad razonable. De nuevo, el balance es la clave en este punto. Cualquier tarea que usted delegue debe representar un desafío que aliente al aprendizaje de nuevas habilidades. Acepte que ocurran algunos errores menores ya que esto es una parte importante del proceso de aprendizaje. De todas formas tenga cuidado en delegar tareas que estén por encima del potencial de aprendizaje del colaborador. No es productivo ceder a alguien una responsabilidad que terminará en un fracaso y socavará la confianza en sí mismo del colaborador.

3. Delegue tareas que ayuden desarrollar la carrera de los otros. Si usted está preparando a alguien para que asuma un puesto de mayor responsabilidad, delegue a esta persona tareas que sean relevantes para su futuro papel. Esta es una buena forma de guiar y evaluar a una persona para una oportunidad de desarrollo, antes de decirle cuál es su idea y comprometerse. Si la persona no demuestra la capacidad o el temperamento necesario, usted no tiene que retractarse después de haberse comprometido.

4. Delegue tareas que otros hacen mejor que usted. Sea honesto con usted mismo. Algunos colaboradores que reportan a usted poseen talentos y destrezas que usted puede no tener. A veces sus colaboradores, por estar más cerca de un problema o de una oportunidad, están en posición de tomar mejores decisiones de las que usted tomaría. Este es el tipo de tareas ideal para delegar en otros.

5. Delegue tareas que no son centrales para su rol. No delegue tareas que son el núcleo de sus deberes o responsabilidComparto con ustedes un artículo sobre como mejorar el uso del tiempoades. Esto podría incluir la fijación de objetivos, la asignación de recursos o la evaluación del desempeño y las decisiones sobre el personal.

6. Delegue también tareas agradables. No delegue aquello que no le gusta hacer. Si usted siempre delega las tareas repetitivas y aburridas, estas tareas serán ejecutadas sin entusiasmo y afectarán la satisfacción en el trabajo. El balance adecuado consiste en delegar tareas agradables y desagradables en la misma medida.

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