Si usted cree que es la única persona desbordada por el correo electrónico, se equivoca. Ya sea que esté trabajando con colegas, concertando entrevistas o cerrando un acuerdo, el correo electrónico es la principal forma de comunicación en el trabajo.
Según un estudio reciente, el trabajador promedio gasta el 28% de su semana de trabajo leyendo y respondiendo correo electrónico. Para la mayoría de los profesionales, eso representa una gran fuente de distracciones para tener el trabajo hecho.
Se han escrito muchos libros, artículos y entradas en blogs acerca de enviar mensajes efectivos de marketing por correo electrónico. Hay toneladas de consejos sobre cómo optimizar la línea de asunto, el día de envío, la tipografía y todos los demás detalles imaginables.
Pero se ha puesto poca atención a la importancia de optimizar la recepción y el procesamiento de los mensajes.
Estas son algunas ideas para ayudarlo a procesar el correo electrónico de manera más eficiente, liberar tiempo para otras tareas y reducir su nivel de estrés.
1.No deje que el email lo controle
La gratificación instantánea de limpiar si bandeja de entrada brinda un breve sentimiento de logro, pero no es realmente productivo. Ocuparse del email es solamente una parte del trabajo. Determine cuánto tiempo usted quiere gastar en su bandeja de entrada en un día dado, y no se exceda de ese tiempo.
Cuando usted abre su bandeja de entrada a la mañana, marque los mensajes que tendrá que resolver en el día, pero concéntrese en sus prioridades antes de profundizar en la bandeja de entrada.
Dedique bloques de 30 minutos cada dos horas para ocuparse del correo electrónico. Pero es crítico no dejar que el email lo controle a usted.
2. Priorice, priorice, priorice
Recuerde que no todos los emails son iguales. A veces es difícil discriminar entre los correos importantes y los que no lo son.
Algunos mensajes necesitan ser leídos y respondidos ahora mismo (prioridades importantes y urgentes). Algunos pueden esperar hasta más tarde (prioridades importantes pero no urgentes). Otros deben archivarse o directamente eliminarse sin leer.
Algunos mensajes nunca serán respondidos, y eso es correcto en este mundo de tiempos y recursos limitados. Comience con sus principales oportunidades, y dedique el tiempo suficiente para ellas.
3. Decida
Cuando revisa su correo electrónico, decida qué hacer con cada mensaje inmediatamente.
- Responda si es absolutamente necesario, o si toma menos de dos minutos hacerlo.
- Elimínelo.
- Archívelo.
- Difiera la respuesta para más tarde.
- Este enfoque se llama "Bandeja de Entrada Cero", y se ha transformado en un método popular de administración del email entrante. Evita mirar dos veces el mismo mensaje, lo cual es una de las mayores causas de desperdicio del tiempo.
4. Use herramientas específicas
Todos se quejan por la sobrecarga de correo electrónico, pero pocos asumen que hay herramientas que mejoran las cosas. Pida consejo a la gente de sistemas sobre las aplicaciones disponibles para administrar mejor la sobrecarga de emails.
Ponga a funcionar estos cuatro "tips" y aumentará su productividad personal, al mismo tiempo que disminuirá su nivel de estrés.
